MANUALES Y DIAGRAMAS DE FLUJO

CONOCIENDO LOS MANUALES, SU CLASIFICACION Y DIAGRAMA DE FLUJO

El objetivo es mantener al personal informado de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección, al delinear la estructura organizacional y establecer por escrito y en forma permanente las políticas y procedimientos

Su clasificación son tres:

Microadministrativos esta contienen información de una sola empresa o de una de sus áreas. 

• Macroadministrativos: utilizados en los corporativos donde se incluye información de más de una empresa.
• Mesoadministrativos: incluyen información de una o más organizaciones de un solo sector.

La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar: Carátula de Presentación: indicando Tema, Número de Procedimiento, Vigencia, Áreas afectadas y Analista Actuante. Objetivos y Alcance. Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualización.

Existen diversos tipos de manuales administrativos por contenido:

A. Manual de Historia: proporciona información referente a la historia de la empresa, desde su origen hasta su posición actual. Brinda un panorama general sobre la organización y su tradición (filosofía), logrando que el personal se sienta parte de la misma.

B. Manual de Organización: Su propósito es mostrar en forma específica de la estructura organizacional formal a través de la descripción de objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los puestos y sus relaciones.

C. Manual de Políticas: Descripción detallada de los lineamientos a seguir dentro de las actividades y toma de decisiones para el logro de los objetivos. Este manual proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. 

D. Manual de Procedimientos: Esta dirigido al personal, es una guía de cómo hacer el trabajo. Sirve como control confiable en la evaluación de sistemas y procedimientos administrativos.

E. Manual de Contenido múltiple: Surge cuando la simplicidad de la organización y de lo relacionado a ella, no justifica la elaboración y uso de distintos manuales. Por lo que este manual es una combinación de dos o más manuales (conceptos), dividido por secciones.

Como último punto podemos concluir que los manuales administrativos nos proporcionan aspectos positivos por el hecho de contar con ellos, un gran problema con las pymes actualmente es que no se enfocan en la creación de los mismos, dejando pasar de esta manera, las muchas ventajas y beneficios que nos brindan al tenerlos en una organización.

Nos damos cuenta que dichos manuales tienen una gran importancia, porque son instrumentos útiles en la capacitación del personal, aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo y por lo tanto, evitan conflictos entre los diversos puestos que existen en la empresa, ya que todas las responsabilidades y objetivos a seguir se encuentran determinados por escrito, haciendo más eficiente al personal dentro de la organización.

DIAGRAMA DE FLUJO

Un diagrama de flujo es un diagrama que describe un proceso, sistema o algoritmo informático. Se usan ampliamente en numerosos campos para documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que suelen ser complejos en diagramas claros y fáciles de comprender. 

Los diagramas de flujo emplean rectángulos, óvalos, diamantes y otras numerosas figuras para definir el tipo de paso, junto con flechas conectoras que establecen el flujo y la secuencia. 

Hay cuatro tipos de diagrama de flujo en base al modo de su representación:

• Horizontal. Va de derecha a izquierda, según el orden de la lectura.

• Vertical. Va de arriba hacia abajo, como una lista ordenada.
  

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  Panorámico. contiene en un solo plano, la totalidad de la secuencia de acciones de que consta un proceso. Como tal, su flujo de procesos puede combinar sentidos verticales y horizontales, así como acciones simultáneas. 
  
  
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  Arquitectónico. Describe una secuencia de acciones de manera vertical, de arriba hacia abajo en el plano, se llama así porque incluye, dentro del plano, el dibujo del espacio físico donde se desarrollará la sucesión de operaciones. 
  

Los diagramas de flujos de datos (como herramienta), son de gran relevancia e importancia para la programación de computadoras y diseño de software, ya que son un instrumento fundamental para el desarrollo de habilidades y destrezas lógicas, logrando así ejercitar la creatividad del pensamiento humano. Igualmente su utilización es tan importante, porque nos facilita la manera de representar visualmente el flujo de datos por medio de un sistema de tratamiento de información, en este realizamos un análisis de los procesos o procedimientos que requerimos para realizar un programa o un objetivo.